EFEKTIVITAS APLIKASI WORKFLOW DALAM PENEMUAN KEMBALI ARSIP DI PDAM SURYA SEMBADA SURABAYA

Abstract

Abstrak

Segala aktivitas perkantoran membutuhkan perangkat komputer dengan berbagai software. Penerapan teknologi informasi sangat diperlukan untuk membantu melakukan pengelolaan terhadap surat-surat baik surat internal maupun eksternal. Salah satu aplikasi kearsipan elektronik yang dibuat oleh bagin TSI PDAM Surya Sembada Surabaya adalah aplikasi workflow. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis penerapan aplikasi workflow dalam penemuan kembali arsip, keefektivan penerapan aplikasi workflow dalam penemuan kembali arsip, menganalisis faktor pendukung dan penghambat pemakaian aplikasi workflow dalam penemuan kembali arsip dan menganalisis kelemahan dan kelebihan pemakaian aplikasi workflow dalam penemuan kembali arsip. Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan penelitian kualitatif menggunakan jenis penelitian kualitatif fenomologi. Subjek dalam penelitian ini berjumlah 3 (tiga) orang informan bagian Sekretariat dan Humas PDAM Surya Sembada Surabaya. Teknik analisis data dalam penelitian ini model Miles & Huberman dengan menggunakan triangulasi sumber. Adapun hasil penelitian menunjukkan penggunaan aplikasi workflow merupakan: 1) fleksibel dibuktikan dengan proses pengindeksan yang dapat dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan, 2) mudah diadaptasikanyakni dapat diterima dengan baik oleh organisasi dan lingkungan, 3) fungsional yakni berguna untuk input berkas masuk maupun keluar dan memonitoring surat-surat di PDAM Surya Sembada Surabaya 4) sistematis yakni proses pengarsipan dan penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan sistematis. 5) sederhana, aplikasi workflow dalam penerapannya dilengkapi fitur pilihan pencarian arsip yang berdasarkan 3 (tiga) keyword yakni: Pengirim, No Eksternal dan No Internal yang dapat membantu para pengguna. 6) pemanfaatan sumber daya yang optimal ditujukan kepada semua pegawai bagian Sekretariat dan Humas PDAM Surya Sembada Surabaya. Faktor pendukung dari penerapan aplikasi workflow yaitu menggunakan database oracle 10g dan mempunyai kelebihan yakni dapat melacak alur surat, fitur pengarsipan lengkap sehingga memudahkan user dalam penginputan arsip dan menghemat waktu dalam bekerja.

Kata Kunci: Efektivitas, Workflow, Penemuan Kembali Arsip

Abstract

All office activities require computer devices with various software. The application of information technology is very necessary to help manage the letters both internal and external letters. One of the electronic filing applications made by TSI PDAM Surya Sembada Surabaya is a workflow application. The purpose of this study is to analyze the application of workflow applications in archival rediscovery, the effectiveness of applying workflow applications in the refinding of archives, analyzing supporting factors and inhibiting the use of workflow applications in refinding archives and analyzing weaknesses and excess use of workflow applications in the refinding of archives. The research approach used in this research is a qualitative research approach using the type of phenomenological qualitative research. The subjects in this study were 3 (three) informants, part of the Secretariat and Public Relations of PDAM Surya Sembada Surabaya. The data analysis technique in this study is the Miles & Huberman model using source triangulation. The results of the study show that the use of workflow applications is: 1) flexible proven by indexing processes that can be modified based on developed procedures, 2) easily adapted to acceptable organization and environment, 3) functional which is useful for inputting files in and out and monitoring the documents in PDAM Surya Sembada Surabaya 4) systematically, the process of filing and rediscovery of archives becomes faster and more systematic. 5) Simple, application workflow in its application is equipped with an archive search option feature based on 3 (three) keywords, namely: Sender, No External and No Internal that can help users. 6) optimal resource utilization is directed to all employees of the PDAM Surya Sembada Surabaya Secretariat and Public Relations. Supporting factors of the application of workflow applications are using Oracle 10g database and have the advantage of being able to track mail flow, complete archiving features so as to facilitate users in inputting files and saving time in work.

Keywords: Effectiveness, Workflow, Archive Refinding.