ANALISIS PENYIMPANAN ARSIP AKTA CATATAN SIPIL UNTUK MENDUKUNG TERTIB ARSIP DI KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURABAYA

Abstract

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis penyimpanan arsip untuk mendukung tertib arsip akta catatan sipil di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya. Jenis penelitian ini penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian ini berjumlah tiga orang yaitu satu orang Kepala Bagian Kesekretariatan, satu orang staf Bagian Pencatatan Sipil dan satu orang staf Bagian Kesekretariatan. Adapun teknik analisis data yang digunakan adalah model Milles dan Huberman yang terdiri atas: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa Kantor Dispendukcapil Kota Surabaya menggunakan sistem penyimpanan manual dengan sistem nomor. Sistem penyimpanan akta catatan sipil yang digunakan telah sesuai prosedur yang ada, ada Standart Operating Procedure (SOP); dalam proses penemuan kembali arsip akta catatan sipil digunakan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Terbukti Aplikasi SIAK sangat membantu petugas dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Alur penyimpanan sudah bagus sesuai dengan prosedur yang telah ada; Kantor Dispendukcapil Kota Surabaya dalam penyimpanan akta catatan sipil sudah mendukung tertib arsip, meskipun masih ditemui kendala antara lain kurangnya petugas dan jumlah lemari arsip untuk menyimpan akta catatan sipil.

Kata Kunci: Penyimpanan Arsip, Akta Catatan Sipil, Tertib Arsip

Abstract

This study aims to find out and analyze archive storage to support orderly records of civil registration documents at the Office of Population and Civil Registration of Surabaya City. This type of research is descriptive research with a qualitative approach. The informants of this study were three people, one person was the Head of the Secretariat Section, one was the Civil Registration Section staff and one was the Secretariat Section staff. The data analysis techniques used are the Milles and Huberman models which consist of: data reduction, data presentation and conclusion drawing. The results of this study conclude the Office of Population and Civil Registration of Surabaya City uses a manual storage system with a number system. The civil registration certificate storage system used is in accordance with existing procedures, in its implementation there is Standard Operating Procedure (SOP); in the process of rediscovering the civil registration certificate, the application of the Population Administration Information System (SIAK) is used. Evidently the SIAK application is very helpful for officers in finding the required files quickly. The storage flow is good according to existing procedures; the Office of Population and Civil Registration of Surabaya City in the storage of civil registration certificates already supports orderly archives, although obstacles are still encountered, namely lack of officers and lack of file cabinets to store civil registration certificates.

Keywords: Archival Storage, Certificates Civil Notes, Orderly Archives