PENGELOLAAN ARSIP PADA UNIT TATA USAHA DI SMA AL-ISLAM KRIAN

Abstract

Arsip memiliki manfaat yang sangat besar bagi organisasi pendidikan, karena arsip merupakan informasi dari kegiatan yang dilakukan oleh sekolah. Arsip di sekolah perlu di kelola dengan baik, sehingga arsip dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien. Fokus dalam penelitian ini yaitu Pelaksanaan Arsip pada Unit Tata Usaha di SMA Al-Islam Krian. Penelitian ini bertujuan untuk mendiskrisikan pelaksanaan arsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini metode kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah  wawancara, observasi dan dokumetasi. Sumber data dalam penelitian ini adalah staf unit tata usaha yaitu: 1) staf bagian surat masuk dan keluar serta data siswa, 2) staf bagian administrasi, 3) staf mutasi surat keluar dan masuk. Agar penelitian ini tidak bersifat subjektif, maka dilakukan wawancara dengan kepala sekolah SMA Al-Islam Krian beserta wakil kepala sekolah. Hasil yang diperoleh dalam penelitian ini adalah diskripsi kegiatan pelaksanaan arsip pada unit tata usaha di SMA Al-Islam Krian yang meliputi: 1) Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan dua cara pengagendaan yaitu dengan menggunakan agenda dalam bentuk file komputer dan penulisan dalam buku agenda. Melampirkan lembar disposisi dalam surat masuk. Pemberian nomor dilakukan setelah dilakukan pengagendaan. Untuk pendistribusian surat keluar menggunakan buku ekspedisi jika dirasa surat tersebut penting. Untuk surat keluar yang bersifat Surat Keterangan (SK) dikeluarkan oleh kepala sekolah. 2)  Kegiatan penyimpanan arsip dilakukan dengan menggolongkan berdasarkan jenis arsip. 3) Kegiatan peminjaman arsip dengan cara pengisian lembar kosong yang berisi identitas diri peminjam (nama terang, tanggal, bulan, tahun peminjaman, tanda tangan). Arsip yang dipinjam tidak boleh lebih dari satu hari, untuk menghindari arsip yang hilang. 4) Jenis arsip yang disimpan adalah file dan hard copy. Untuk file terdiri dari data siswa dan agenda dalam file surat masuk dan keluar, bentuk hard copy adalah surat masuk dan keluar serta data-data tentang sekolah dan guru yang berbenu kertas. 5) Prosedur penemuan kembali arsip dapat dilihat secara langsung arsip yang dipinjam dalam ordner almari arsip. 6) Fasilitas arsip yang dimiliki adalah almari arsip berbentu memanjang dengan bahan kayu, almari berbentuk stainless, loker, ordner, snalhaecter, map. 7) Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan dengan penggantian arsip dalam ordner yang dirasa sudah cukup penuh. Pemberian surat keterangan pada arsip yang robek. 8) Penyusutan dan pemusnahan arsip tidak pernah dilakukan, dengan tujuan arsip merupakan dokumen penting bagi lembaga pendidikan.

Kata kunci: pengelolaan arsip, tata usaha