Sistem Informasi Pencarian Arsip Fisik Akta Kelahiran (SIPAKTA) pada Disdukcapil Kabupaten Magetan

Abstract

Abstrak — Proses pencarian arsip fisik akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magetan masih memanfaatkan data yang tersimpan dalam Microsoft Excel , sehingga petugas harus melakukan pencarian secara manual untuk memperoleh informasi lokasi penyimpanan arsip. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama serta berpotensi menimbulkan kesalahan. Penelitian ini bertujuan mengembangkan Sistem Informasi Pencarian Arsip Fisik Akta Kelahiran (SIPAKTA) berbasis website  untuk meningkatkan efektivitas pencarian arsip. Pengembangan sistem menggunakan metode Waterfall  yang meliputi analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. SIPAKTA dibangun menggunakan framework  Laravel dan basis data MySQL dengan mengintegrasikan data akta kelahiran dan data lokasi arsip yang diimpor dari Microsoft Excel . Sistem menyediakan fitur pengelolaan arsip, pengelolaan pengguna, dan pencarian arsip berdasarkan nomor akta, nama bayi, nama ayah, nama ibu, serta tanggal lahir. Pengujian dilakukan menggunakan Black Box Testing  dan pengujian efektivitas melalui pengukuran tingkat keakuratan serta waktu pencarian antara Microsoft Excel  dan SIPAKTA. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fungsi sistem berjalan sesuai kebutuhan fungsional dengan tingkat validitas sebesar 100%. Pengujian efektivitas terhadap 5 responden dan 10 sampel arsip menunjukkan bahwa SIPAKTA memperoleh tingkat akurasi pencarian sebesar 100% dengan rata-rata waktu pencarian 13,22 detik, sedangkan Microsoft Excel memperoleh tingkat akurasi pencarian 88% dengan rata-rata waktu pencarian 36,54 detik. Selain meningkatkan ketepatan dan mempercepat proses pencarian, SIPAKTA mendukung pencarian berdasarkan nomor akta, nama bayi, nama ayah, nama ibu, dan tanggal lahir sehingga proses penelusuran arsip fisik menjadi lebih fleksibel, cepat, dan efektif dibandingkan metode sebelumnya.

Kata Kunci — Sistem Informasi, Arsip Fisik Akta Kelahiran, Pencarian Arsip, Efektivitas Sistem, Black Box Testing.