SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT UNTUK MAHASISWA BERBASIS WEB (STUDI KASUS : JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA)

Abstract

Perkembangan dan pemanfaatan teknologi informasi berbasis web saat ini semakin meluas di segala bidang, yaitu untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari termasuk dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Jurusan Teknik Informatika merupakan jurusan baru yang ada di Universitas Negeri Surabaya, dengan adanya jurusan dan prodi baru ini proses pembuatan surat menyurat untuk mahasiswa Jurusan Teknik Informatika masih belum ada. Proses pembuatan surat menyurat dilakukan di Fakultas melalui satu komputer, kekurangan dari proses pembuatan surat menyurat ini diantaranya adalah mahasiswa harus mengantri dulu dalam pembuatan surat,  informasi permintaan tanda tangan kurang jelas, waktu yang dibutuhkan lama, pencatatan data agenda surat keluar dan surat masuk masih dilakukan dengan manual dan pihak Jurusan tidak dapat melihat dan tidak mengetahui siapa saja mahasiswa yang melakukan pembuatan surat. Dari permasalahan tersebut maka perlu adanya sistem informasi surat menyurat untuk mahasiswa berbasis web yang dapat mengatasi masalah tersebut.  Sistem informasi surat menyurat untuk mahasiswa berbasis web ini adalah sebuah sistem yang dapat mengelola pembuatan surat menyurat untuk mahasiswa, untuk pengarsipan surat, pengelolaan data mahasiswa dan petugas TU, dan untuk mengetahui hubungan intansi dengan Fakultas lain (mitra fakultas). Sistem Informasi ini dirancang dengan menggunakan PHP dan MySql, serta sistem informasi ini terhubungan dengan email yang dapat memberikan informasi kepada pengguna. Hasil yang diperoleh dari implementasi sistem informasi surat menyurat ini yaitu memudahkan mahasiswa dalam pembuatan surat di tempat manapun, mendapat informasi pembuatan surat dari email, memudahkan TU Fakultas dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi terkomputerisasi, pencarian data dapat dilakukan dengan cepat, serta memudahkan pihak TU Jurusan untuk mengetahui mahasiswa yang melakukan pembuatan surat, grafik setiap kategori dari pembuatan surat atau arsip dari permohonan surat dan surat jawaban dari instansi.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat Menyurat, PHP, MySQL, Tata Usaha