Implementasi Algoritma Hashing Pada Sistem Tracking Surat Himpunan Mahasiswa Prodi Dengan RAD (Studi Kasus : Sarjana Terapan Manajemen Informatika)

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong digitalisasi administrasi surat untuk meningkatkan transparansi dan kemudahan dalam pengelolaan dokumen. Banyak lembaga pendidikan, termasuk Himpunan Mahasiswa Prodi (HMP) Manajemen Informatika Universitas Negeri Surabaya, masih mengelola surat secara manual. Proses manual yang bergantung pada tanda tangan fisik dan proses penandatanganan dokumen sering menimbulkan keterlambatan serta kesulitan dalam melacak status surat. Penelitian ini mengembangkan sistem tracking surat berbasis web yang mampu memantau status surat secara real time. Melalui sistem tersebut, pengguna dapat mengetahui status surat melalui fitur tracking, sehingga transparansi, kecepatan dalam proses penandatanganan dan pengelolaan surat dapat ditingkatkan. Digitalisasi administrasi juga memunculkan tantangan terkait keamanan dan keaslian dokumen. Algoritma hashing satu arah digunakan untuk menjaga integritas setiap dokumen digital. Sistem menerapkan SHA-256 untuk menghasilkan nilai hash unik pada setiap dokumen surat dengan metadatanya sehingga nilai hash berfungsi sebagai identitas digital dalam proses tanda tangan berjenjang dan memastikan keaslian dokumen. Perancangan sistem diterapkan menggunakan Unified Modeling Language (UML), sementara implementasi menggunakan framework Laravel dan basis data MySQL. Sistem dirancang menggunakan metodologi Rapid Application Development (RAD). Setelah sistem selesai dikembangkan, dilakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing yang menunjukkan tingkat keberhasilan sebesar 100%, di mana seluruh output telah sesuai dengan input yang diberikan. Selain itu, evaluasi kemudahan sistem melalui metode System Usability Scale (SUS) memperoleh skor 85,8, yang termasuk dalam kategori Acceptable pada skala acceptability, berada pada grade B dalam skala penilaian, serta masuk dalam kategori Excellent pada skala adjective. Hasil sistem ini diharapkan mampu mendukung administrasi surat yang lebih cepat, terdokumentasi, transparan, serta menjamin keaslian dokumen.

Kata kunci: Algoritma Hashing, Sistem Tracking Surat, Rapid Application Development, SHA-256, Sistem Berbasis Web