PEMANFAATAN E-OFFICE DALAM KORESPONDENSI SEBAGAI PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROVINSI JAWA TIMUR

Abstract

Abstrak

         Semakin seringnya kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam suatu kantor maka akan meningkatkan penggunaan kertas. Untuk itu perlu dilakukannya suatu upaya untuk mengurangi limbah kertas yang dihasilkan oleh kantor dengan mengembangkan teknologi komunikasi secara online melalui jaringan internet dan komputer sehingga dapat mengurangi penggunaan kertas untuk hal surat-menyurat. Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pemanfaatan e-office dalam korespondensi sebagai perwujudan paperless office di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subyek dalam penelitian ini berjumlah 4 orang. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model Miles & Hubermen dengan menggunakan triangulasi sumber. Hasil dari penelitian ini adalah korespondensi yang digunakan dalam kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur dengan menggunakan sistem manual dianggap kurang efisien dan efektiv. E-Office membantu dalam pengiriman surat masuk namun hanya untuk dilakukan internal kantor, serta pengambilan keputusan sehingga dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih efektiv dan efisien. Hasil yang didapatkan dengan pemanfaatan aplikasi e-office mampu menekan penggunaan kertas hingga 20% dari sebelumnya 57 rim menjadi 46 rim setiap tahunnya sejak aplikasi e-office  diberlakukan, meski fungsi dari aplikasi e-office hanya sebatas untuk surat masuk.

Kata Kunci: E-Office, Korespondensi, Paperless Office