PENGELOLAAN SURAT DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

Abstract

Abstrak: Pengelolaan surat dalam suatu perusahaan tergantung pada sistem yang digunakan dalam suatu perusahaaan. Pengelolaan surat terdiri dari proses penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan pemeliharaan arsip”. Dalam hal ini peneliti  akan meneliti pengelolaan surat yang berkaitan dengan penciptaan dan penyimpanan surat. Tujuan dilakukan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan surat dan Kendala dalam pengelolaan surat di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah seluruh staf pegawai dibidang pengelolaan surat. Lokasi penelitian dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model Miles & Hubermen dengan menggunakan triangulasi sumber. Pengelolaan surat di Badan Perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur sudah berjalan dengan baik hal ini dapat terlihat dari proses penciptaan surat, dimana surat masuk dimulai dari penerimaan, pengarah, pencatat, pengendali dan penyimpan. Sedangkan surat keluar meliputi pembuatan konsep ,Pencatatan, penandatanganan, Pengiriman,  dan Penyimpanan surat. Sistem penyimpanan surat yang digunakan adalah sistem subjek atau masalah, dan azas penyimpanan yang digunakan desentralisasi. Pengelolaan surat mengalami kendala yaitu belum adanya tertib peminjaman surat, kurangnya tenaga arsiparis yang benar-benar memahami pengelolaan surat.

Kata kunci: pengelolaan surat