PENERAPAN ARSIP ELEKTRONIK DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

Abstract

ABSTRAK

Penerapan metode pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan untuk mendukung kegiatan pengarsipan upaya tercapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan, serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi atau nilai penting bagi penggunanya. Jenis penelitian yang dilakukan penulis adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, menggunakan observasi, wawancara dan studi dokumentasi sebagai teknik pengumpulan data. Teknik analisis data yang digunakan penulis adalah domain. Dalam penerapan arsip elektronik, jenis media yang digunakan bermacam-macam seperti CD, DVD, mikrofilm dan media elektronik lainnya. Pengelolaan arsip statis tersebut terdiri dari tiga tahapan yaitu, akuisisi, pendeskripsian umum, dan preservasi. Untuk menunjang kegiatan penerapan dibutuhkan sarana dan prasarana yang baik untuk pengawasan dan pemeliharaan agar tercapai tujuan yang telah direncanakan. Selain itu juga dibutuhkan sistem yang sesuai untuk penerapan yang dilaksanakan dengan didukung oleh personil pengarsipan yang kompeten di bidangnya, serta memiliki keterampilan dan kemampuan yang mendukung penerapan arsip elektronik.

Kata kunci: Arsip elektronik, Metode pengarsipan elektronik

ABSTRACT

Implementation of electronic archiving methods within an organization is required to support archiving activities in order to achieve effectiveness and efficiency in archiving management, and to preserve documents or informations that have significant value for its users. Type of this research is descriptive research using qualitative approach. Data collection techniques used by the author are observation, interviews and documentation study. Data analysis techniques used by the author is the domain. Implementation of electronic archiving methods using vary types of media such as CDs, DVDs, microfilm and other electronic media. The static archive management consists of three stages: acquisition, general description and preservation. In order to support the implementation, good facilities and infrastructures are required for supervision and maintenance to achieve the goals planned. It also need a suitable system supported by personnels that competent in their field, and have the skills and abilities which support the implementation of electronic archiving.

Keywords: electronic archives, electronic archiving method