EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM PENGGUNAAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DI KANTOR BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA

Abstract

Archives are documents (original text) that are made and received by States Institution and Government/Private/Individual Departrment in various forms, both single and collective for government activity and nation life.

The purpose of the study is to know how the usage of electronic archives system at the Department of Archives and Library of Surabaya. The problems which are studied including: (1) archives arrangement, (2) system of archives protection, (3) archives utensils, (4) archives personnel, (5) decreased and destroyed archives, (6) work effectiveness

This research was conducted at the Agency's offices and Archives Library located in the city of Surabaya JL. Dukuh Kupang Barat I no. 1B by taking the subject of research, officials or employees in the Administration Division and The Archive Maintainers. This type of research is qualitative, descriptive, with data collection method used is monitoring (observation), interviews, questionnaires and documentation.

From the results of this research, it is known that the use of electronic records in the archives and library of the Agency's Office in Surabaya and has been running effectively, it is evident from the results of calculation of questionnaires that States 65% of respondents use of 20 archival electronic system certification bodies was extremely effective in assisting the tasks of archiving and archive retrieval process feels very quickly without having to see the physical evidence.

Key word : Archives, Electronic Archives, and Work Effectiveness.

ABSTRAK

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah/Swasta/Perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai dalam penggunaan sistem kearsipan elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Adapun permasalahan yang akan diteliti yaitu meliputi:(1) pengorganisasian arsip, (2) sistem penyimpanan arsip, (3) peralatan dan perlengkapan arsip, (4) personalia kearsipan, (5) penyusutan dan pemusnahan arsip, (6) efektivitas kerja.

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang beralamat di Jl. Dukuh Kupang Barat I No.1B dengan mengambil subjek penelitian, pegawai atau karyawan di bagian Tata Usaha dan Bagian Pengelola Arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, dengan metode pengumpulan data yang digunakan adalah pengamatan (observasi), wawancara, dokumentasi dan angket.

Dari hasil penelitian ini, diketahui bahwa penggunaan arsip elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya sudah berjalan dengan efektif, hal ini terbukti dari hasil perhitungan angket yang menyatakan 65% dari 20 responden menyatakn penggunaan sistem kearsipan elektronik ini sangat efektif dalam membantu tugas pengarsipan dan proses temu balik arsip yang dirasa sangat cepat tanpa harus melihat bukti fisiknya.

Kata kunci : Arsip, Arsip Elektronik, dan Efektivitas Kerja