MANAJEMEN PENYIMPANAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK DI KECAMATAN GAYUNGAN KOTA SURABAYA

Abstract

Manajemen Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis guna mempermudah setiap perkantoran dalam melakukan penataan dan atau penyimpanan arsip. Setiap kantor pemerintahan yang mempunyai tugas dan tanggungjawab memberikan pelayanan terhadap masyarakat tentu sangat membutuhkan sistem manajemen kearsipan terutama sistem penyimpanan dokumen-dokumen atau arsip, dengan menerapkan manajemen penyimpanan arsip maka secara tidak langsung dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik sesuai dengan visi dan misi kecamatan gayungan kota surabaya yakni “terdepan dalam pelayanan”.

            Penelitian ini mengangkat masalah mengenai bagaimana manajemen penyimpanan arsip di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya dan apa saja kendala yang dihadapi oleh Kecamatan Gayungan Kota Surabaya dalam hal penataan serta penyimpanan arsip. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen penyimpanan arsip di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya sekaligus mendeskripsikan kendala-kendala yang dihadapi oleh Kecamatan Gayungan Kota Surabaya. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Lokasi penelitian di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya yang beralamat di Jl. Masjid Agung Timur No. 2 Surabaya. Sumber data dalam penelitian ini adalah informan dan dokumen. Teknik pengumpulan data yaitu dengan triangulasi. Adapun narasumber penelitian ini terdiri dari Kepala Kecamatan Gayungan Kota Surabaya, Sekretaris Kecamatan Gayungan Kota Surabaya, Ketua Kasie (sub bagian) Pemerintahan serta masyarakat. Analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik interactive model.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kantor kecamatan gayungan kota surabaya dalm menerapkan manajemen penyimpanan arsip masih berada dalam kategori kurang baik, Hal tersebut dapat diketahui dari cara penyimpanan dan pencarian arsip pada saat dibutuhkan masih mengalami kesulitan sebab penataan arsip seperti dokumen kartu keluarga hanya diletakkan pada sebuah kardus yang berjumlah satu sampai dua buah saja. Teknik penyimpanan arsip yang diterapkan oleh Kecamatan Gayungan Kota Surabaya masih menggunakan teknik secara manual. Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh pegawai Kecamatan Gayungan Kota Surabaya didasarkan pada jenis arsip dan nama kelurahan yang berada pada teritorial Kecamatan Gayungan Kota Surabaya. Disamping itu, kendala-kendala lain yang dihadapi oleh kecamatan gayungan kota surabaya terkait dengan manajemen penyimpanan arsip yakni mengenai sumber daya manusia yang masih minim kesadarannya terhadap pentingnya arsip dan kurangnya pembekalan skill terkait manajemen penyimpanan arsip dan masih minimnya jumlah peralatan pendukung untuk sarana penyimpanan arsip seperti lemari, kabinet, rak dan lain sebagainya.

Pemerintah dalam hal ini perlu untuk memperhatikan kinerja para pegawai khususnya pegawai di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya dengan cara memberi pendidikan dan pelatihan terhadap para pegawai di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya tentang betapa pentingnya manajemen penyimpanan arsip dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya. Selain itu juga pemenuhan terhadap sarana yang diperlukan untuk menunjang kelancaran proses penyimpanan arsip di Kecamatan Gayungan Kota Surabaya agar pelayanan yang diberikan terhadap masyarakat sekitar lebih memuaskan.

Kata kunci : Manajemen Penyimpanan  Arsip, Dokumen, Sumber Daya Manusia.