PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA BAGIAN TATA USAHA DI KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SLEMAN

Abstract

Administrasi publik merupakan bidang ilmu yang memiliki banyak cabang keilmuan, seperti administrasi perkantoran. Di dalam cabang ilmu administrasi perkantoran terdapat materi mengenai kearsipan. Arsip berperan sangat penting dalam pelaksanaan administrasi di instansi, dalam hal ini arsip perlu dikelola, dirawat dan disimpan dengan baik. Pengelolaan arsip meliputi penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, hingga pemusnahan arsip. Namun, pada kenyataannya masih dapat dijumpai pengelolaan arsip yang belum efektif yang ada di instansi. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis informasi mengenai bagaimana Pengelolaan Administrasi Kearsipan Pada Bagian Tata Usaha di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sleman. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, serta menggunakan teknik pengumpulan data berupa studi literatur, wawancara, observasi, dan dokumentasi. Fokus penelitian ini didasarkan pada tujuh indikator pengelolaan arsip yang efektif menurut Sedarmayanti (2008) yaitu, kesederhanaan pengelolaan arsip, ketepatan penyimpanan, memenuhi persyaratan ekonomis, menjamin keamanan penyimpanan, penempatan arsip, sistem yang fleksibel, dan sumber daya manusia. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi kearsipan pada bagian tata usaha di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sleman masih belum efektif. Hal tersebut dikarenakan masih belum tepatnya penyimpanan arsip yang dilakukan, keamanan pengelolaan arsip yang belum terjamin, penempatan arsip yang kurang strategis, sistem yang belum fleksibel terhadap perubahan teknologi. Meskipun demikian, kesederhanaan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan sudah cukup dipahami oleh seluruh pegawai, pemenuhan persyaratan ekonomis dalam pengelola arsip sudah terlaksana dengan baik, dan sumber daya manusia yang ada, seperti arsiparis dan pegawai instansi mendukung penuh terhadap pengelolaan administrasi kearsipan yang dijalankan.

Public administration is a field of science that has many scientific branches, such as office administration. In the branch of office administration there is material on archives. Archives play a very important role in the implementation of administration in agencies, in this case archives need to be managed, maintained and stored properly. Archive management includes creation, storage, rediscovery, and destruction of archives. However, in reality, there can still be found ineffective archive management in the agency. The purpose of this study is to analyze information about how to Manage Archives Administration in the Administrative Section at the Office of the Ministry of Religious Affairs of Sleman Regency. The research method used is descriptive with a qualitative approach, and uses data collection techniques in the form of literature studies, interviews, observations, and documentation. The focus of this research is based on seven indicators of effective archive management according to Sedarmayanti (2008), namely, simplicity of archive management, accuracy of storage, meeting economic requirements, ensuring storage security, archive placement, flexible systems, and human resources. The results of this study show that the management of archival administration in the administrative department at the Office of the Ministry of Religious Affairs of Sleman Regency is still ineffective. This is because it is still not appropriate to store archives, the security of archive management that is not guaranteed, the placement of archives that are not strategic, systems that are not flexible to technological changes. Even so, the simplicity in the management of archives carried out is sufficiently understood by all employees, the fulfillment of economic requirements in archive management has been carried out properly, and existing human resources, such as archivists and agency employees fully support the management of archival administration that is carried out.