Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis dalam Mendukung Tata Kelola Kearsipan berbasis Web menggunakan Metode SDLC

Abstract

Abstrak— Kearsipan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam sebuah lembaga atau institusi khususnya bagi perguruan tinggi karena arsip merupakan sesuatu yang sangat vital. Arsip dinamis diciptakan oleh penctipta arsip melaui aktivitas persuratan didalam sistem persuratan elektronik. Data persuratan memiliki informasi berupa waktu pembuatan, jenis surat, kode, unit pencipta, keamanan akses, file berkas dan lain-lain yang dapat dikelola menjadi sebuah arsip dinamis. Arsip dinamis dikelola oleh pengelola arsip pada sebuah bagian atau unit kerja yang mengacu pada aturan dan pedoman sesuai aturan yang berlaku. Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengklasifikasian arsip, jadwal retensi arsip maupun pengusulan tindaklanjut arsip. Didalam pengelolaan arsip dinamis ini diperlukan pengembangan sistem informasi yang bertujuan untuk pengelolaan kearsipan yang dapat mendukung kelancaran aktivitas kearsipan. Penelitian yang dilakukan dalam mengembangkan sistem informasi kearsipan dinamis ini menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). SDLC memiliki 6 tahapan yakni: planning (perencanaan), analysis (analisis), design (desain), implementation (implementasi), testing (pengujian) dan maintenance (perawatan). Pada tahap pengujian menggunakan aspek usability untuk mengetahui bahwa sistem berjalan sesuai tujuannya. Usability testing mencakup 5 atribut yang terdiri dari learnability, efficiency, memorability, errors, dan satisfaction. Hasil yang diperoleh ialah nilai dengan rata-rata diatas 3 dalam skala 5 yang menunjukkan  bahwa sistem sudah sesuai dengan tujuannya.