Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan oleh setiap organisasi untuk melindungi arsip dari berbagai ancaman, pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kelancaran dalam melakukan pekerjaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip, serta mengetahui hambatan yang terjadi dan bagaimana solusi yang dilakukan agar tetap berjalannya proses pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk. Metode penelitian ini dilakukan menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang dipilih terdiri dari satu informan kunci dan tiga informan pendukung. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) penciptaan surat masuk dan surat keluar ada tahapan yang harus dilakukan; 2) penggunaan arsip dalam proses peminjaman arsip terdapat prosedur yang harus dilalui oleh peminjam; 3) pemeliharaan arsip dalam proses penyimpanan arsip sudah dilakukan dengan yaitu ditempatkan dalam ordner yang telah dikategorikan menurut kategorinya masing-masing dan kemudian disimpan di lemari; 4) penyusutan arsip belum berjalan dengan baik karena sejak berdirinya Kantor Kecamatan Tanjunganom hingga saat ini baru dilakukan satu kali. Hambatan dan solusi yang terjadi selama proses pengelolaan arsip yaitu: 1) tidak adanya tenaga arsiparis sehingga tanggungjawab terhadap pengelolaan arsip diserahkan kepada masing-masing petugas pada setiap bidangnya; 2) tidak adanya ruang penyimpanan khusus yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip; 3) ketika ada surat permintaan yang isinya mengharuskan mencari data ke desa maka surat tidak bisa langsung dibalas; 4) petugas bagian mengetik sering tidak ada ditempat.