Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep

Abstract

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep. Metode yang digunakan penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan untuk penelitian ini terdiri dari dua orang yaitu Kepala Bidang Kearsipan dan seorang Arsiparis Muda. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui teknik observasi, dokumentasi dan wawancara. Penelitian ini menggunakan teknik analisis data, diantaranya pengumpulan data, penyajian data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengeloaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pegawai mencakup: 1) penataan arsip dilakukan dengan asas sentralisasi (terpusat); 2) penyimpanan arsip menggunakan sistem kode klasifikasi masalah. Arsip dinamis aktif tersimpan di bagian Tata Usaha, sedangkan arsip dinamis inaktif tersimpan di record center; 3) penemuan kembali dapat dilakukan secara manual dan dapat menggunakan aplikasi; 4) pemeliharaan arsip dilakukan menggunakan kemucing sedangkan pengamanan arsip dilakukan dengan memberikan kunci. Hambatan dan solusi yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya: 1) dalam penataan arsip belum ada hambatan karena penataanya yang dilakukan secara terpusat; 2) penyimpanan arsip terdapat kendala dari segi SDM yang kurang konsisten dalam melakukan penyimpanan arsip dan upaya yang dilakukan yakni melakukan penyimpanan ulang sesuai dengan kode klasifikasi yang benar; 3) kendala dalam penemuan kembali arsip yaitu terjadinya human eror. Para pegawai yang merasa telah menginput surat kedalam aplikasi SIMARDI, akan tetapi surat tersebut belum terinput dan solusi yang diberikan yakni dengan menginput ulang surat tersebut; 4) untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip tidak temukan adanya kendala karena arsipnya sudah tersimpan dalam ruangan berAC.